6 封面、目录、页号及备考表

6.1 封面
6.1.1 案卷封面格式见附录A。
6.1.2 封面填写应符合以下要求：
    a) 全宗名称：一般填写公安机关消防机构全称，全称过长的可填写规范化简称；
    b) 类别名称：填写“火灾事故调查档案”；
    c) 案卷题名：填写发生火灾的单位或地址、发生火灾的日期、火灾性质。填写题名应遵守以下规则：
        1) 发生火灾的单位或地址：机关、团体、企业、事业等单位用工商营业执照等法定证明文件上的名称，城镇居民、农村村民住宅用住宅住址；
        2) 发生火灾的日期：具体到月、日，用阿拉伯数字表示，中间用圆点分隔；
        3) 火灾性质：按照公安部有关火灾等级标准确定的“一般火灾”应表示为“火灾”，较大以上火灾直接填写较大火灾、重大火灾、特别重大火灾等。
    d) 卷内文件起止时间：卷内最早一份文件材料形成或收集的年、月至最晚一份文件材料形成或收集的年、月；
    e) 保管期限：
        1) 保管期限起算时间，立卷时应划定案卷的存留期限，保管期限从结案后第二年开始算起；
        2) 火灾事故简易调查卷保管期限为5年，较大以上火灾事故调查卷保管期限为50年，其他火灾事故调查案卷保管期限为16年至50年。
    f) 立卷单位：填写具体负责火灾事故调查的公安机关消防机构名称，可使用规范化简称；
    g) 卷数，“本案共X卷，第X卷共X页”中，“本案共X卷”内用中文大写数字填写一案多卷所立案卷的总数，“第X卷”内用中文大写数字填写该卷在本案中的排序即册号，“共X页”用中文小写数字填写该案卷内文件的页数；
    h) 其他：封面全宗号、类别号由立卷人填写，目录号、案卷号由档案管理人员填写。
6.2 目录
6.2.1 卷内文件目录格式见附录B。
6.2.2 目录填写应符合以下要求：
    a) 顺序号：以卷内文件排列先后顺次填写的序号，即件号；
    b) 文号：文件制发机关的发文字号；
    c) 责任者：对档案内容进行制作或负有责任的团体和个人，即文件的署名者。填写责任者应遵守以下规则：
        1) 机关、团体、企业、事业等单位责任者一般填写全称，也可填写规范化简称，不应著录“本市”、“本局”；
        2) 个人责任者一般只填写姓名，必要时在姓名后填写对档案负有责任的职位、职称或其他身份，并用“（）"表示；
        3) 联合行文的责任者，应填写列于首位的责任者，立卷单位本身是责任者的也应填写，两个责任者之间的间隔用“；”，被省略的责任者用“等”表示。
    d) 题名：即文件的标题，应填写全称。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，应自拟标题，外加"[  ]”号；
    e) 日期：填写制作或收集材料的日期。填写时以8位阿拉伯数字表示，其中前四位表示年，后四位表示月、日，月、日不足2位的，前面补“0”；
    f) 页号：填写每件文件首页所对应的页号。
6.3 页号
    卷内材料，除卷内文件目录、备考表、空白页、作废页外，应在正面右上角和反面左上角用铅笔逐页编写阿拉伯数字页号，页号从“1”编起，为流水号，不应重复和漏号。
6.4 备考表
6.4.1 备考表格式见附录C。
6.4.2 备考表填写应符合以下要求：
    a) 本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。立卷后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间；
    b) 立卷人：由火灾调查人员立卷并签名；
    c) 检查人：由档案管理人员检查并签名；
    d) 立卷时间：立卷完成的日期。