3.0.1 电子文件的形成是文件生命周期的开始，电子文件形成单位应遵循电子文件形成的特点及规律，按文件生命周期管理原则和文件管理部门的要求，结合本单位信息化建设、业务工作和档案工作的实际情况开展电子文件的管理工作，并保障电子文件的真实性、完整性、可靠性、可用性和安全性。

    电子文件的真实性是指建设电子文件的内容、结构和背景与形成时的原始状况一致。一份真实的建设电子文件应符合下列条件：一是文件与其制文目的相符；二是文件的形成和发送与其既定的形成者和发送者相吻合；三是文件的形成或发送与其既定时间一致。为了确保文件的真实性，机构应执行并记录文件管理方针和程序，便于控制文件的形成、接收、传输、保管和处置，从而确保文件形成者是经过授权和确认的，同时文件受到保护能够防止未经授权进行的增、删、改、利用和隐藏。

    电子文件的完整性是指建设电子文件的内容、结构和背景信息等无缺损并且未加改动。为防止文件未经授权而改动，文件管理方针和程序中应明确下列事项：文件形成之后可对文件进行哪些添加或注释，在何种条件下可授权添加或注释，及授权由谁来负责添加或注释。任何授权的对文件的注释、增或删都应明确标明并可跟踪。

    电子文件的可靠性是指建设电子文件的内容可信，可以充分、准确地反应其所证明的事务活动过程、活动或事实，在后续的事务活动过程或活动中可以以其为依据。

    电子文件的可用性是指电子文件可以被检索、呈现和理解。包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、存储媒体的完好性和兼容性等。可用的文件应能够表明文件与形成它的业务活动和事务过程的直接关系。

3.0.2 电子文件形成单位应使用电子文件管理系统，实现本单位业务管理系统和城建档案信息管理系统之间的衔接，确保实现电子文件自形成到归档、保管、利用的全过程管理。

3.0.3 电子文件形成单位的档案部门应承担监督和指导本单位业务管理电子文件的形成、捕获、积累、整理和归档以及定期向当地城建档案管理机构移交的职责。

3.0.6 城建档案管理机构应加强对电子文件全过程指导，尤其要加强前端控制。前端控制就是把一切需要和可能在文件形成阶段，甚至文件形成以前实现的档案管理功能尽量提前到这些阶段进行。前端控制是实现电子文件全过程管理的重要保障，是全面、系统、优化思想的集中体现；是确保电子文件真实、可靠、完整、安全、长期可读的有效策略；也是优化管理功能，提高管理效率的科学理念。

3.0.7 电子文件的安全技术措施主要有：网络设备安全保证，数据安全保证，操作安全保证，身份识别方法等。具体应包括以下四个方面：

    1 建立对电子文件的操作者可靠的身份识别与权限控制。

    2 设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等。

    3 对电子文件采取防写、防错漏和防调换的措施。

    4 采取电子签名、电子签章等签署技术措施防止非法篡改。