5.4 整理

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5.4.1 对纳入归档范围的电子文件，归档前应进行整理。整理应按下列程序进行：

1 对所有归档文件按电子文件分类方案进行分类。

2 对各级类目和电子文件，应按形成时间、业务类别、专业特征等排序，排序后在题名前加上3位阿拉伯数字用以标注序号，不足位数的用0补齐。

3 对各级类目和电子文件编制类目目录和文件目录。类目目录应包括序号、编制单位、类目题名、类内文件份数、备注等。文件目录应包括序号、文件编号、责任者、电子文件题名、备注等。

4 将类目目录和文件目录排放到所有类目、文件之前，并进行命名，命名规则为：000类目目录、000文件目录。

5.4.2 电子文件形成单位的业务系统应设置归档整理功能，并能按预先设置的电子文件分类方案，对各级类目和文件的元数据进行捕获和整理。

条文说明

5.4.2 电子文件形成单位的业务系统应设置归档整理功能，城建档案管理机构应提供整理电子文件的数据组织方式、信息交换方式等。

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