3.4 文件管理

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3.4.1 勘察企业应对与质量活动有关的文件进行管理。文件管理应设定管理范围、岗位职责和工作流程。

3.4.2 质量管理体系文件管理应符合下列规定：

1 质量管理体系文件在发布之前应经过批准，修改的体系文件应重新批准；

2 应根据持续改进需要，对文件适用性进行评审和修改；

3 应及时获得质量管理活动适用的法律法规和标准；

4 在需要时，应可及时获得适用文件，作废文件应及时撤出或加以标识。

3.4.3 勘察企业应对与产品和服务有关的外来文件进行管理。外来文件管理应包括下列内容：

1 识别外来文件的适用性，并对收文日期、文件来源等进行登记；
2 对适用标准、外购计算机应用软件的使用和发放加以控制。

条文说明

3.4.1 文件管理包括两部分：内部文件和外来文件。
内部文件是企业为对质量活动进行控制管理所形成的文件，主要有：质量方针和目标、流程性管理文件、操作规程、实施细则、质量计划、表格、记录等。质量策划、质量控制、质量保证、质量改进等文件也是内部文件范畴。

外来文件是来自企业外部的文件。包括适用的国际公约、法律法规、标准、验收准则、顾客提供的文件资料等。不同勘察企业根据其规模和专业复杂程度以及人员的能力，形成的文件程度各异。

文件可以是书面文件、计算机硬盘或CD光盘中存放的文件、录音录像、照片或图样等。

3.4.3 勘察企业应对外来文件进行验证，确认外来文件的适用性，并且保证在需要时能得到适用文件，防止误用作废文件，对需保留的文件进行标识。

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