3.5 记录管理

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3.5.1 勘察企业应对记录进行管理，对记录的填写、标识、收集、保管、检索、保存期限和处置作出规定。

3.5.2 记录形成应与质量活动同步，各项质量活动形成的记录内容和形式应在相关文件中规定。

3.5.3 记录可采用多种媒介形式，对需要存档的记录应符合档案管理有关规定。

条文说明

3.5.1~3.5.3 记录是特殊形式的文件，可以有多种媒体形式，有纸张记录（文字、表格）和电子媒体记录（光盘、磁盘、软件、照片、录音录像）等。记录的形成贯穿于产品实现全过程，应在管理制度中明确记录管理的范围和类别、各个岗位在记录形成中的职责和权限。

记录应具有可追溯性，应包括形成时间、地点、人和内容。记录应尽可能格式化，并遵循“简洁明了”原则。记录应保持清晰，易于识别和检索。在设计记录表格时，应尽可能考虑填写记录人员简捷方便、内容完整不漏项，同时做到不繁琐。记录一旦形成，不得随意更改。

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