4.1 创建与保存

4.1.1 形成电子文件时，应根据电子文件的内容及特征，提炼出题名。在业务系统中创建电子文件时，应自动或人工对电子文件赋予题名。

4.1.2 电子文件形成单位使用的有关业务系统，应具备记录电子文件处理、审批、分发等过程元数据的功能。

4.1.3 电子文件应以单份文件或一个复合文件为一个保存单位。

4.1.4 多个具有紧密联系的单份文件可组合成一个复合文件，并应符合下列规定：

1 正文与附件、转发文与被转发文、请示与批复、来文与回复文件、正文与链接文件，应分别作为2个或2个以上的单份文件保存，也可作为1个复合文件保存；

2 采用CAD技术形成的电子文件应以一个图幅为1个单份文件；多个图幅组成的电子图可作为1个或多个单份文件，也可作为1个复合文件保存；

3 建设工程中，N天的施工日志可作为N个单份文件，也可作为1个复合文件保存；N个检测报告、试验报告、检验批质量验收记录等，可作为N份电子文件保存，也可作为1个复合文件保存；

4 应记录重要文件的主要修改过程和办理情况，对有参考价值的不同稿本，可作为多个单份文件或1个复合文件保存。

4.1.5 电子文件形成单位应在其业务系统中对复合文件的每个单份文件建立关联。也可采取下列方式将复合文件联系在一起：

1 将组成复合文件的单份文件保存在同一文件夹内；

2 将组成复合文件的单份文件赋予相同的题名，并在题名后加01、02、03等阿拉伯数字加以区分。

4.1.6 电子文件形成后，不应被非正常修改、获取和删除。

4.1.7 形成电子文件的业务系统和个人应随时保存电子文件，并根据文件重要程度，定期备份电子文件。

4.1.8 电子文件的离线备份应存储于移动硬盘、光盘、磁带等能够脱机保存的存储媒体上。

条文说明

4.1.6 为保证电子文件在形成后不被非正常修改、获取和删除，目前可采用的有效措施包括电子签名技术、文件加密技术、电子水印技术等。

电子文件长期保存的目标要求是：

第一，保存电子文件的比特流。通过对电子文件存储媒体的保护和迁移，确保存储其中的物理数字文件信息能被准确完好地读出。

第二，保存电子文件的出处/来源。电子文件的出处能证实该信息的来源和历史，有助于确认该信息是真实、完整和可信的。

第三，保存电子文件格式与处理信息。通过保存有关电子文件的编码、格式、标记、结构、压缩、加密等方面的技术方法信息，确保能够识别和解析电子文件的内容。

第四，保存电子文件的管理手段。包括：电子文件的内容校验、身份认证、版本演变、知识产权管理机制、信息安全管理机制等。这样做的目的是为了确保能可信、可靠和合法鉴别、使用被保存的电子文件。

因此，电子文件长期保存的最终目标是能够证明当前保存的电子文件能够真实地还原原始的电子文件信息，也就是保证归档电子文件的真实性。

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