4.2 文件分类

4.2.1 电子文件形成、积累过程中，应根据文件内容和性质对电子文件进行分类保存。

4.2.2 电子文件形成单位应根据本单位机构设置、工作职能、业务范围、专业性质、工程项目等，预先设置电子文件分类方案。

4.2.3 电子文件分类方案应根据需要设置一级至N级类目（图4.2.3）。类目级别不宜超过9级。

图4.2.3电子文件分类方案层级结构

4.2.4 电子文件分类方案的设计，应统筹考虑文件归档和电子档案管理要求，与电子档案分类体系一体化设计，并应保持一定的稳定性、连续性。

4.2.5 业务系统和电子文件管理系统，应支持按层级方式来组织分类方案和管理电子文件，并应支持按分类方案中的类目提供元数据描述。

条文说明

4.2.3 电子文件形成单位可选择采用下列方法设置电子文件分类方案：

1 对业务管理电子文件，可综合运用年度、内设机构、主题等特征，按照图1所示的层级结构，采用年度一机构一主题方法设置分类方案，或采用机构—年度一主题等方法设置分类方案；

图1业务管理电子文件分类方案层级结构

2 对工程电子文件，可运用参建单位、文件类别、分部分项、专业等特征，采用图2所示的层级结构，按建设工程一文件

图2工程电子文件分类方案层级结构

类别一单位工程一分部（子分部）一分项的逻辑方法设置分类方案。

对电子文件分类方案中的每个层级应进行命名，命名时应根据层级内电子文件内容和业务特征提炼出类名，类名一般不应超过30个字。

4.2.5 业务系统和电子文件管理系统应支持按层级方式多维度来组织分类方案和管理电子文件，并应支持按分类方案中的所有类目提供元数据描述，同时宜支持跨维度查询、统计及分析管理。

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