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5.3 捕获和固化

5.3.1 电子文件形成单位应建立电子文件管理系统，并应按现行行业标准《建设电子档案元数据标准》CJJ/T187的规定，对业务系统以及其他应用软件、操作系统环境中形成的电子文件及其元数据进行捕获和登记。

5.3.2 电子文件的捕获范围不应小于归档范围。捕获的电子文件应转换成本规范表5.2.1规定的文件格式。

5.3.3 电子文件管理系统应自动捕获电子文件的层级、标识、题名、责任者、分类、日期、数量或大小等元数据。

5.3.4 对归档的电子文件应进行固化处理。固化可采用下列方式：

1 采用可靠的电子签名技术；

2 采用封装技术。

条文说明

5.3.1 在捕获文件时一并要捕获与文件相关的元数据。电子文件管理系统应具有如下功能：

1 注册和管理所有电子文件，保证这些文件与分类表、一份或多份文件夹相联系，集成产生这些文件的应用软件，验证和控制元数据进入。

2 控制有关电子文件的内容，包括定义其结构的信息（比如，所有的电子邮件信息和附件的原件，或一个网页及其链接，以保持其结构的完整性），有关电子文件的信息（如文件名称等），文件元素的创建数据和文件元数据，文件在何处产生、创建和声明的内容（如电子文件的经营过程和制作者、创作者），产生文件的应用程序（包括其版本）等。

3 在系统结构方面详细说明所有元数据元素的捕获，并且使它们一直保持与电子文件的紧密联系。

4 确保经选择的电子文件元数据的内容只能被管理人员或经批准的人员更改。

5 支持将同一份电子文件分配到不同文件夹中的能力。

6 自动提取元数据，支持在电子文件登记方面的自动化协助工作。这些电子文件包括：办公文件（如：Word文件）；没有附件的电子邮件，包括发送的和接收的；传真，包括发送的和接收的。

7 用元数据记录文件登记的日期和时间。

8 确保每份登记了的文件都有一个可见的登记条目。

9 应在以下六个方面记录更详细的描述元数据和其他元数据：

1）登记的时间或处理的过程。

2）当一份文件拥有一个以上的版本时，允许用户选择至少以下一种方式：一份登记了若干版本，将所有版本集合为一份的文件；一份只登记了一个版本的文件；一份登记了若干版本，每个版本都作为独立一项的文件。

3）为电子文件归类决策提供自动化的支持，提供如下手段：为用户制作唯一分类表；为每个用户存储一个关于用户最近使用过文件的清单；提示用户其最近使用最多的文件；提示用户与其正在使用电子文件相关的文件；提示用户来自文件元数据元素的文件，如：用于文件标题的关键字；提示用户来自文件内容的文件。

4）允许一名用户将已完成的捕获过程传输给另一个用户。

5）对于有多个成分组成的电子文件，能够将这些文件视为一份单一、不可分割的文件进行处理，保持文件多个成分间的关系；保持文件的结构完整；支持不久将进行的集成恢复、展示、管理。

6）支持在登记电子文件方面的自动化辅助功能，可给不同种类的文件自动提取足够的元数据。

5.3.2 捕获过程中应注意下列问题：

1 记录重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。如正式文件为纸质的，如保管部门已开始向计算机全文的转换工作，则应保留与正式文件定稿内容相同的电子文件，否则可根据实际条件或需要确定。

2 当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采取安全措施，电子文件不应被非正常改动。同时应随时对电子文件进行备份，存储于能够脱机保存的存储媒体上。

3 如正式文件为纸质的，则应保留与正式文件定稿内容相同的电子文件。

4 对在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件，应采取捕获措施，集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以防丢失。

5 对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具，必要时同时保留文字处理工具软件。

6 对用扫描仪等设备获取的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集后应转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。

7 对计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。

8 对用视频或多媒体设备获得的文件，以及用超媒体链接技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。

9 对用音频设备获取的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。

10 对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件应转换成本规范第5.2.1条所规定的电子文件格式，如不能转换，收集时应连同专用软件一并收集。

11 计算机系统运行的信息处理等过程涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。

12 对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复形态的情况下，其内容信息可脱离套用模板进行存储，被套用模板作为电子文件的元数据保存。

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